De meeste vrijwilligersorganisaties kennen een collegiaal bestuur. Alle bestuursleden zijn en hebben een gelijkwaardige stem. Alleen bij het staken van de stemmen kan de voorzitter een doorslaggevende stem hebben. Dit is vaak al vastgelegd in de statuten. In de WBTR krijgen organisaties de mogelijkheid om voor een ander bestuursmodel te kiezen. Er kan gekozen worden voor een Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen, of voor een monistisch bestuursmodel; waar de uitvoerende en controlerende taken (toezicht) in één bestuur over verschillende bestuurders verdeeld zijn. Een organisatie met een collegiaal bestuur, die voor een ander model wil kiezen, zal de statuten moeten aanpassen.

Check:

  We behouden ons bestuursmodel.

  We gaan ons bestuursmodel wijzigen. Daarvoor is een statutenwijziging noodzakelijk.

Een bestuurder is wettelijk verplicht om zijn taken behoorlijk te vervullen. Wanneer sprake is van onbehoorlijk bestuur en er ontstaat schade, kan de bestuurder voor die schade aansprakelijk gesteld worden. Het gaat hierbij niet om kleine fouten, maar ernstig verwijtbaar handelen. In de WBTR wordt dat geëxpliciteerd, dat bij een faillissement bestuurders die zich schuldig maken aan fraude of andere vormen van ernstig taakverzuim hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden.

Om fraude te voorkomen kan een aantal financiële afspraken binnen een bestuur worden vastgelegd.

• Beperk het contant geldverkeer. Laat het betalingsverkeer zoveel mogelijk per bank verlopen, dan wordt het automatisch geregistreerd. Als binnen uw organisatie toch met contant geld moet worden gewerkt, zorg dan voor sluitende procedures. Bijvoorbeeld:
  * Stort aan het einde van het jaar alle contante gelden af bij de bank. Hierdoor kan de kascommissie een goede controle maken.
  * Beperk de hoeveelheid geld in kas en spreek een maximumbedrag af. Stort boven dit bedrag altijd direct af.
  * Laat bij collectes e.d. met een onzekere opbrengst altijd geld tellen door twee personen die de getelde bedragen noteren en daarvoor tekenen.
  * Heeft u een kantine? Werk dan met een kassa, houd frequent inventarisaties, laat tussentijdse controles door de kascommissie uitvoeren.
  * Zorg bij kaartverkoop voor genummerde kaartjes. Stel dagelijks aansluiting vast tussen het aantal verkochte kaartjes en het ontvangen geld.
• Periodieke controle van alle betalingen. Iemand uit het bestuur (iemand ánders dan de penningmeester) controleert bijvoorbeeld maandelijks alle betalingen van alle bankrekeningen en de actuele standen.  
• Jaarlijkse controle door een kascommissie. Controle door de kascommissie is wettelijk verplicht voor elke vereniging en statutair verplicht voor veel stichtingen (zie ook de kascommissiegids.nl).
• Maak afspraken over betalingen aan bestuurders. Leg schriftelijk vast of en zo ja, welke vergoedingen bestuursleden mogen declareren en binnen welke termijn dat moet gebeuren.  
• Bepaal dat de penningmeester uitsluitend betalingen mag doen die zijn gefiatteerd door een ander bestuurslid. Tip: In dat kader is het verstandig dat het adres waar de facturen naar verstuurd worden, niet het adres van de penningmeester is, maar een ander bestuurslid. Die kan dan gelijk de facturen fiatteren.
• Stel een limiet voor de hoogte van betalingen per dag.
• Vraag referentie of laat een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) aanvragen voor nieuwe bestuursleden en andere personen die voor de organisatie de financiën regelen.
• Vraag bij investeringen of andere grote uitgaven boven een van tevoren vastgesteld bedrag altijd bij meerdere aanbieders een offerte aan.
• Houd een administratie bij van alle bezittingen van uw vereniging of stichting en inventariseer periodiek of alle bezittingen nog aanwezig zijn.

  Wij hebben financiële afspraken binnen het bestuur vastgelegd.

Bestuurders hebben de verplichting hun taken behoorlijk te vervullen en kunnen daar op worden aangesproken. Die behoorlijke taakvervulling houdt in dat u als bestuurder in elk geval handelt in overeenstemming met het statutaire doel en zich houdt aan in de wet en statuten omschreven verplichtingen.

Tot een behoorlijke taakvervulling van bestuurders behoren in ieder geval:

• Bestuurders zijn bekend met de statuten van de organisatie.
• Bestuurders gaan geen (financiële) verplichtingen aan namens de organisatie waarvan bekend is dat de organisatie die niet kan nakomen.  
• Bestuurders nemen maatregelen tegen voorzienbare (financiële) risico’s. Denk bijvoorbeeld aan organisatorische voorzieningen of verzekeringen.
• Bestuurders vergewissen zich ervan dat collega-bestuurders hun taken en verplichtingen kunnen doen en dat het door een medebestuurder gevoerde beleid op zijn beleidsterrein, niet tot risico’s voor uw organisatie leidt?
• Bestuurders vergaderen regelmatig en leggen onderling verantwoording af over de uitvoering van de taken. 
• Bestuurders zijn goed geïnformeerd over besluiten die genomen worden en leggen die vast. Wanneer er geen overeenstemming is, worden de bezwaren van bestuursleden ook opgeschreven (onder andere in notulen).
• Bestuurders van organisaties die verplicht zijn om de balans of andere financiële gegevens bij het handelsregister openbaar te maken, doen dat op tijd en volgens de regels.

  Onze bestuurders zijn in staat tot een behoorlijke taakvervulling.

In de WBTR worden bestuurders en toezichthouders van verenigingen en stichtingen verplicht zich bij het vervullen van hun taak te richten op het belang van de rechtspersoon en de daaraan verbonden onderneming of organisatie.

  Onze bestuurders zijn in staat ten alle tijden in het belang van de organisatie te beslissen en bevragen elkaar daar kritisch op.

Een bestuurder moet te allen tijde in het belang van de organisaties beslissen. Een bestuurslid dat een tegenstrijdig of eigen belang heeft bij een bestuursbeslissing, neemt niet deel aan de beraadslagingen en de besluitvorming daarover. Als alle bestuurders in een vereniging een tegenstrijdig belang hebben dan verschuift de beslissingsbevoegdheid naar de algemene vergadering van de vereniging. Stichtingen hebben geen algemene vergadering, daarom blijft de beslissingsbevoegdheid, ook wanneer alle bestuurders een tegenstrijdig belang hebben, bij het bestuur die dan wel schriftelijk moet vastleggen wat de overwegingen zijn die aan het besluit ten grondslag liggen. Dit schriftelijk vastleggen helpt bestuurders als achteraf verantwoording moet worden afgelegd. Organisaties mogen de tegenstrijdig belangregeling in de statuten anders, in een andersluidende regeling, opnemen.

  Wij hebben geregeld dat bestuurders met tegenstrijdige belangen niet aan de beraadslagingen of besluitvorming daarover deelnemen.

De WBTR geeft regels over het meervoudig stemrecht voor bestuurders van verenigingen en stichtingen. Voor de vereniging en de stichting komt te gelden dat een bestuurder niet meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen. De begrenzing van het meervoudig stemrecht draagt bij aan de kwaliteit van het bestuur bij verenigingen en stichtingen en voorkomt dat één bestuurder zijn zin kan doordrukken. Wanneer het in statuten mogelijk is dat één bestuurder meer stemmen kan uitbrengen dan de andere bestuurders tezamen, dienen deze verenigingen en stichtingen de statuten aan te passen. Over 5 jaar (na 1 juli 2021) gaat de wet boven de statuten en is het niet meer toegestaan dat  één bestuurders meer stemmen heeft dan alle anderen tezamen. 

  Wij hebben in de statuten een regeling waarin het niet mogelijk is dat één bestuurslid meer stemmen kan uitbrengen dan alle andere bestuurders samen.

De WBTR verplicht organisaties een ontstentenis- en beletregeling in de statuten op te nemen. Van ontstentenis is sprake als een bestuurder ophoudt bestuurder te zijn. Met belet wordt gedoeld op de situatie dat een bestuurder tijdelijk zijn functie niet kan of niet mag uitoefenen. Zo'n regeling is bedoeld om de activiteiten van de organisaties door te laten gaan bij afwezigheid van één of meer  bestuursleden. Gebruikelijk is dat de overige bestuurders (tijdelijk) bij afwezigheid van een of meer bestuurders met het besturen belast zijn. In de situatie dat er nog maar 1 bestuurder over is of alle bestuurders weg zijn, dan is de opdracht aan de Algemene Vergadering om een persoon aan te wijzen die de organisatie bestuurt. 

  Wij hebben een ontstentenis- en beletregeling in onze statuten opgenomen.

Wanneer er bij het benoemen van nieuwe bestuurders maar 1 kandidaat is, wordt in de regel besloten deze kandidaat als bestuurder aan te stellen. Dit bindende karakter van de voordracht kan door de ALV worden opgeheven door een 2/3 meerderheid. 

  Wij zijn bekend met deze regeling voor de bindende voordracht en hebben daarvoor regelingen getroffen binnen de reglementen.

Op grond van de WBTR hebben bestuurders van verenigingen een raadgevende stem in algemene vergaderingen. Daarmee kunnen bestuurders in de ALV hun visie geven op voorgenomen besluiten, zodat daar rekening mee gehouden wordt. Wanneer bestuurders niet de kans krijgen of hebben hun advies te geven dan kan het besluit ongedaan gemaakt worden. Hetzelfde geldt voor besluiten die buiten de ALV zijn genomen. 

  In de statuten staan geen beperkingen voor onze bestuurders. Alle bestuurders worden bij alle besluiten betrokken en kunnen advies geven zowel in het bestuur als in de ALV.

Tot slot is in de WBTR opgenomen dat een bestuurder van een stichting door de rechter kan worden ontslagen wegens:

• Verwaarlozing van zijn taak.
• Andere gewichtige redenen.
• Ingrijpende wijziging van omstandigheden op grond waarvan het voortduren van het bestuurderschap in redelijkheid niet geduld kan worden.
• Het niet of niet behoorlijk voldoen aan een bevel van de voorzieningenrechter (artikel 2:298 lid 1).